电子文件管理-科普

电子文件的归档是指将具有保存价值的电子文件赋予其档案属性并纳入档案管理范畴的过程。归档后的电子文件获得 “档案身份”,需要在一个相对独立的物理或逻辑空间存储和管理,以免被篡改、丢失或损坏。电子文件归档与实体......查看详细>>

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第一,按照电子文件实际的存储位置,电子文件归档方式包括物理归档与逻辑归档。物理归档是一种类似于传统实体文件的归档方式,业务部门把电子文件通过网络或者下载到可脱机保存的载体上,保存进电子文件管理系统(ERMS),这个系统......查看详细>>

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确定电子文件的归档范围,需要综合考虑电子文件在业务活动中所起的作用、电子文件真实性及长期可用性要求、电子文件和纸质文件的配套情况等。与纸质文件归档范围相比,制定电子文件归档范围时要遵循以下原则。(1) 吻合性原......查看详细>>

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第一,在行使本机构职能活动 (包括专门职能和通用职能)过程中形成的、有纸质对应物的电子文件。可参照执行传统实体档案归档范围的相关规定,如国家档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(2006年8号令)、......查看详细>>

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(1) 真实性要求归档电子文件必须是当时当人当事形成的,版本准确。在归档时需要由电子文件形成部门对归档电子文件内容的可靠性、稿本的准确性以及双套文件的一致性加以确认。特别需要注意的是,归档时经过格式转换的文件,如......查看详细>>

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双套制是针对同样内容的文件,同时存在电子文件和实体文件两套文件形式。双套制是信息技术应用过程中出现的一种普遍现象,存在多种可能的情况,比如: 电子文件打印成纸质文件,两者完全一致;纸质文件扫描成电子文件,两者完全一......查看详细>>

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电子文件的归档时间有两种: 实时或定期。实时归档是指电子文件形成后即刻归档,定期归档是指按照机构有关规定,在电子文件形成一段时间后再向档案部门移交。《电子文件管理暂行办法》规定:“电子文件……定期归档应当在第二......查看详细>>

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在系统环境中,电子文件的移交是指将电子文件从电子文件管理系统转移至电子文件长期保存系统或其他系统 (包括第三方机构的电子文件管理系统) 的过程。其中最典型的移交是由文件形成机构的电子文件管理系统向国家档案馆电子......查看详细>>

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电子文件的鉴定有狭义和广义两种理解。狭义的电子文件鉴定和传统文件鉴定含义一致,指对文件保存价值的鉴定,即确定文件的保管期限。在电子环境中,这部分内容也称为内容鉴定。广义的电子文件鉴定包含所有与电子文件保存价......查看详细>>

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在我国,对于处置有两种理解: 一种为办毕公文的处置,也称归档处置,处置被认为是文书工作的最后一个环节,主要包括清退、销毁、暂存、立卷、归档等行为。另一种为一般的文件处置,是指按照文件保管期限与处置表以及其他规定......查看详细>>

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